Notion es, hoy en día, una de las herramientas más populares para tomar notas, crear páginas wiki y organizar trabajo en equipo. O, simplemente, para poner en marcha un sitio web en minutos. Su versatilidad es la clave de su éxito. Y no es de extrañar que en la red encuentres multitud de plantillas y páginas dedicadas a sacarle partido. Pero aunque la idea detrás de esta app es buena, no todo el mundo está del todo satisfecho. Por suerte, existen alternativas a Notion que mantienen su filosofía. Pero van un poco más allá.
Si muchos utilizan Notion es porque es muy personalizable, ahorra trabajo gracias a sus plantillas, puedes usarlo en cualquier dispositivo conectado a internet, facilita el trabajo en equipo compartiendo enlaces. Y lo mismo sirve para hacer una lista de tareas o un bloc de notas que para gestionar proyectos o hacer una base de datos de tu departamento. No es de extrañar que le hayan salido competidores. Herramientas muy similares con las que lograr los mismos objetivos, pero que, para diferenciarse, tienen alguna particularidad.
Las mejores alternativas a Notion
A continuación, hemos recopilado las aplicaciones que suelen mencionarse en todas las recomendaciones cuando alguien pregunta por alternativas a Notion. Algunas son tan obvias que cuesta diferenciarlas de Notion. Otras, en cambio, se quedan con lo bueno de esta y, además, aportan algo más. En definitiva, elijas cual elijas, es difícil equivocarse. Todas cumplen con creces, tanto si las usas en solitario, con alguien más, en casa o en el trabajo.
Anytype
Empezamos esta lista de alternativas a Notion con una propuesta que se autodefine como “la app para todo”. Anytype se vende como una herramienta gratuita, y de código abierto, para “quienes celebran la confianza y la autonomía”. ¿Y esto qué significa? Pues que prioriza la privacidad y el control de datos. Para ello, emplea un sistema descentralizado tipo P2P y con cifrado de extremo a extremo. Esto no significa que Notion sea insegura. Pero su funcionamiento es el habitual, al que estamos acostumbrados, empleando sus propios servidores para hospedar tus datos y documentos.
Que Anytype priorice lo local al online no impide que ofrezca espacio de almacenamiento, así como sincronización de datos entre dispositivos. Tampoco está reñida con la posibilidad de compartir tus contenidos y espacios de trabajo con otras personas. Además de su cuenta gratuita, a medida que necesites más almacenamiento online y más funciones extras, podrás suscribirte a sus versiones de pago. Pero si la utilizas en local, es gratis.
Pero vayamos a lo práctico. ¿Para qué sirve Anytype? Pues como dicen sus propios creadores, esta alternativa a notion vale para todo. Es decir, su versatilidad está a la par de Notion. Así que te permitirá crear en minutos un calendario, una lista de tareas, un wiki, un gestor de equipos tipo Kanban, un tablón de anuncios, un foro, un diario personal, un blog, una página web oficial… Lo que necesites.
AppFlowy
También de código abierto, AppFlowy es una app de productividad y organización, dos conceptos que engloban muchas cosas. Como en el caso de Anytype, se quiere diferenciar de otras propuestas por la privacidad y el control de tus datos. En todo lo demás, resulta prácticamente idéntica a Notion. Y no es nada malo, al contrario. Gracias a sus plantillas, puedes poner en marcha tu propio Trello, un gestor de proyectos tipo Asana, un sitio web con aspecto minimalista, pero profesional y, en definitiva, lo que quieras. Bases de datos, wikis, documentos online…
Uno de los alicientes que más promociona AppFlowy es su integración de inteligencia artificial. La que tú elijas. Por defecto, emplea Mistral 7B y Llama 3 en modo local. Pero con esta alternativa a Notion también puedes pedirle ayuda a GPT 4.0, GPT 4-o, Claude 3 Sonnet y Claude 3 Opus. Con la IA, te será más fácil responder a dudas, rellenar espacios en blanco y procesar tus contenidos y documentos para generar espacios de trabajo o formatos para compartir online.
La versión gratuita de AppFlowy admite hasta dos personas trabajando en un mismo espacio colaborativo, 5 GB de espacio online, 100 peticiones de IA y sin límites para crear páginas. Si necesitas trabajar en equipos grandes o emplear la IA de manera recurrente, tal vez te interese suscribirte a la versión de pago.
Coda
Un espacio de colaboración todo en uno. Coda se parece mucho a Notion en lo que se refiere a minimalismo, versatilidad y trabajo en grupo. Se acabó trabajar con Google Drive o con Microsoft Teams. Aunque eso no impide que Coda pueda llevarse bien con más de 254 apps tan populares como las antes mencionadas. Y otras como Jira, Figma, Slack, Calendario de Google, Zoom, Gmail o GitHub. Así que en un santiamén, habrás creado una hoja de cálculo, una base de datos, un documento sencillo, una lista de tareas, una herramienta de gestión de trabajo o lo que quieras.
Como Coda está a la última, no se olvida de incluir inteligencia artificial. Su propia IA sirve para responder dudas, hacer búsquedas inteligentes, procesar tus documentos para crear algo nuevo y verdaderamente útil. O para resumir, traducir o corregir textos. Y como ocurre con Notion y las demás alternativas a Notion, su selección de plantillas es impresionante. Organizadas, cómo no, por departamento o tipo de función. Así que si no te atreves o no te ves capaz de crear documentos complejos, las plantillas los crean por ti.
Coda tiene varios planes de pago y uno gratuito. Elegir uno u otro dependerá de si lo utilizas para ti mismo o si necesitas compartir documentos y contenido. En todos los planes puedes utilizar Coda AI, su inteligencia artificial, puedes adjuntar documentos de, al menos, 1 GB, integrar aplicaciones de terceros y activar automatizaciones. Una función muy útil para crear recordatorios o automatizar tareas recurrentes.
Obsidian
Puede que Notion te abrume por lo mucho que puedes hacer con ella. Así que si lo único que necesitas es un bloc de notas supervitaminado, tal vez te encaje mejor Obsidian. O como dicen sus creadores, “una app flexible de escritura que se adapta a tu manera de pensar”. Esto se traduce en que, por un lado, te permite crear notas y libretas, abrir varias notas a la vez, crearlas y editarlas con total comodidad, etc. Pero, por otro lado, permite enlazar notas como una página web o una wiki. Y también ver un gráfico en el que ver las relaciones entre tus notas.
Y si quieres convertir Obsidian en algo más, para eso están sus plugins. Calendario, outliner, tablero Kanban, integrar inteligencia artificial, automatizaciones varias, formateado automático y un sinfín de nuevas características. A los plugins hay que añadir los temas, para personalizar el aspecto y funcionalidad de tus notas. Por lo demás, prioriza el almacenamiento local en tus dispositivos. Y si buscas espacio online y sincronización entre dispositivos, tendrás que pagar por ello.
Smartsheet
Las hojas de cálculo se han convertido, por desgracia, en la solución para todo en muchas empresas y grupos de trabajo. Esto es un problema, ya que su razón de ser es muy concreta. Y su manejo entre varias personas no siempre es fluido o ágil. Pero Smartsheet es una alternativa a Notion que sale al rescate con una propuesta que permite crear todo tipo de herramientas: calendarios, listas de tareas, gestores de proyectos, informes, paneles, hojas de cálculo clásicas, formularios… Cualquier información que necesites guardar, procesar y darle una vuelta para que sea más accesible, puedes colocarla ahí.
Desde el principio, Smartsheet está pensada para usarse en equipo. De ahí que facilite el trabajo en grupo, compartir contenido y gestionar proyectos. Además, se integra con otras aplicaciones para empresas como Office, Workspace, Salesforce, Jira… Por lo demás, destaca en su facilidad de uso y en la automatización de flujos de trabajo, para no tener que hacer tú mismo las tareas más repetitivas, pero necesarias que puedas encontrarte en tu día a día.
